A beneficio dei Colleghi che si avvicinassero per la prima volta al tema, forniamo ora, più nel dettaglio, le caratteristiche degli archivi sotto un profilo tecnico e normativo.
Gli archivi scolastici sono archivi amministrativi con funzioni giuridico amministrative, che attestano il percorso seguito nel conseguimento dei titoli di studio e documentano il funzionamento dell'intera struttura preposta allo scopo educativo-formativo. Le serie documentarie risultanti riguarderanno quindi i fruitori dell'istituzione, dal momento dell'ingresso alla loro uscita e le dotazioni, gli strumenti (ivi compresi le direttive e gli indirizzi educativi), le strutture, il personale coinvolto nel processo. Il punto di vista impegnato nella documentazione sarà giocoforza in relazione alla funzione burocratica dell'ente ed è dunque una sorpresa, date le premesse, che tale documentazione, perduta la sua utilità immediata d'ufficio e la sua apparente aridità, acquisisca le ragioni di interesse ormai testimoniate da un largo numero di esperienze.

Il punto di partenza per conoscere l'archivio storico è l’inventario, ma laddove non sia disponibile – per le ragioni anzidette – diviene indispensabile riferirsi al titolario, che prudenzialmente andrebbe comunque consultato. Il titolario rappresenta lo strumento ordinatore, che consente la classificazione delle carte prodotte e ricevute e la loro progressiva collocazione. I titolari in uso nelle scuole, predisposti dall'Amministrazione centrale, presentano talune differenze nei vari ordini e gradi dell'istruzione e hanno conosciuto delle modificazioni nel tempo, tuttavia non così rilevanti da non consentire una confrontabilità dei diversi titoli previsti. Attraverso questo strumento si viene a disporre di una bussola per orientarsi nell'archivio e individuarne innanzitutto le consistenze, attraverso i diversi addensamenti di carte per periodi e oggetti. Si incontreranno "vuoti" e "pieni" che non chiamano in causa il titolario ma in primo luogo la storia dell'istituzione scolastica; un esempio in proposito per chiarire, relativo alla scuola elementare: è solo dopo la legge Daneo - Credaro del 1911, e le successive sue proroghe,  che si attua il passaggio delle scuole dai comuni allo stato e dunque è raro - ma non impossibile - trovare "giacimenti" precedenti quelle date. Un'ulteriore ricognizione che rilevi i "vuoti" della documetazione condurrà a considerare le vicende della singola scuola, i trasferimenti, le cause accidentali o gli eventi che possono aver determinato acquisizioni o, più spesso, dispersioni; dispersioni che si individueranno, con una certa frequenza, per periodi e serie differenti, anche a causa di scarti non conformi, operati in momenti diversi dalla dirigenza scolastica.

Lo scarto, al di là di quanto parrebbe suggerire il nome, costituisce un passaggio fondamentale nella conservazione delle carte e nella formazione dell'archivio storico della scuola, poiché gli atti, usciti dall'archivio corrente,  vengono conservati nel cosiddetto archivio di deposito, una volta riconosciuta una loro utilità comunque perdurante, in attesa di essere inseriti nell'archivio storico, dopo 40 anni dalla cessata funzione d'ufficio. Nel lasso di tempo che intercorre è prevista l'operazione di scarto, condotta per tipologie documentarie dettagliate dalle norme in uso, richiamate da una circolare del 1971 (Mpi n.231 del 17/7/1971). In essa viene anche richiamata la competenza di Commissioni provinciali di sorveglianza, sedenti presso i Provveditorati, e delle Sovrintendenze archivistiche, con compiti suddivisi, rispettivamente, tra scuole erariali e a gestione autonoma. L'azione di sorveglianza e d'indirizzo da esse svolta, così bipartita, conoscerà degli adeguamenti, in relazione ai provvedimenti dell'autonomia, già segnalati, che annullano la distinzione; e pur così congegnata la normativa rappresenta un riferimento essenziale[6]. Di certo il quadro che se ne evince vale come riferimento generale: altro è l'applicazione concreta che se ne è fatta nel tempo.

In tema di scarto resta ancora un punto da sottolineare: invano si cercherebbero negli aa. scolastici serie costituite da elaborati didattici, oggetto di operazioni di scarto sistematico, trascorso un anno dallo svolgimento delle prove. In anni recenti si è cercato di correre ai  ripari per rimediare a quello che è risultato essere un impoverimento grande delle conoscenze ricavabili dalle carte della scuola. La costituzione di archivi della didattica è un'esigenza ormai diffusa e la definizione di criteri selettivi di conservazione è un tema aperto, sul quale si registrano proposte diverse, una delle quali è rintracciabile in una recente circolare del Ministero dei Beni culturali, (Mbca, n. 4575, 22/7/1999). Nessuna delle proposte, tuttavia, è sinora prevalsa e mancano ancora criteri risolutivi. 

Infine un cenno alla normativa. Gli archivi scolastici, com'è noto, ricadono sotto le norme contenute nella legge generale degli archivi (DPR 30/6/1963, n. 1409, ora ripresa nel Testo Unico del 27/10/1999, n. 490) e dunque la consultazione delle loro raccolte è regolata dalle norme che vigono per gli Archivi di Stato. Sui vincoli di consultazione vi sono, però, da considerare la legge n. 675 del 31/12/1996 e il successivo decreto legislativo n. 281 del 30/7/1999, riguardanti la ben nota materia della privacy. Il d.l. 281/99, in particolare, modifica sia il DPR 1409/63 sia la legge n. 675/96 sul tema dei vincoli di riservatezza posti a difesa dei dati personali; all'art. 8 si specifica il termine di tali vincoli, indicato in 40 anni per i dati che rivelano origini razziali, appartenze religiose, politiche, sindacali e in 70 anni per i dati riguardanti la salute, la sessualità, la famiglia. In un successivo comma dello stesso articolo si definiscono, poi, le modalità per l'accesso a tali dati per scopi storici, anche prima della scadenza dei termini fissati. Nell'articolato del provvedimento, inoltre, si recepiscono in qualche misura le preoccupazioni sorte nel mondo degli studi per gli effetti paralizzanti sulla ricerca, connessi a una certa applicazione della legge: si specifica che a corredo delle norme dovrà essere redatto un codice di autoregolamentazione, che contemperi la necessaria tutela dei soggetti e la consultabilità dei dati per soli fini di studio. Alla fine dello scorso mese di febbraio è stata completata la sua elaborazione [7]. 

Note
6  Si segnala in proposito la circolare del Provveditore agli Studi di Torino n. 511 del 19/05/1999 avente per oggetto "procedure di scarto e versamento di atti scolastici", che richiama la normativa vigente al 1999. E' stata ripresa da una circolare provveditoriale del 27 dicembre 2000, per l’invito che conteneva a effettuare il censimento della scuola e a inviarne copia al Provveditorato e all'Archivio di Stato entro il febbario 2001. torna su

7 Il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale numero 80 del 5 aprile 2001. torna su