A beneficio dei Colleghi che si
avvicinassero per la prima volta al tema, forniamo ora, più nel
dettaglio, le caratteristiche degli archivi sotto un profilo tecnico e
normativo.
Gli archivi scolastici sono archivi amministrativi con funzioni
giuridico amministrative, che attestano il percorso seguito nel
conseguimento dei titoli di studio e documentano il funzionamento
dell'intera struttura preposta allo scopo educativo-formativo. Le
serie documentarie risultanti riguarderanno quindi i fruitori
dell'istituzione, dal momento dell'ingresso alla loro uscita e le
dotazioni, gli strumenti (ivi compresi le direttive e gli indirizzi
educativi), le strutture, il personale coinvolto nel processo. Il
punto di vista impegnato nella documentazione sarà giocoforza in
relazione alla funzione burocratica dell'ente ed è dunque una
sorpresa, date le premesse, che tale documentazione, perduta la sua
utilità immediata d'ufficio e la sua apparente aridità, acquisisca
le ragioni di interesse ormai testimoniate da un largo numero di
esperienze.
Il punto di partenza per conoscere
l'archivio storico è l’inventario, ma laddove non sia disponibile
– per le ragioni anzidette – diviene indispensabile riferirsi
al titolario, che prudenzialmente andrebbe comunque consultato. Il
titolario rappresenta lo strumento ordinatore, che consente la
classificazione delle carte prodotte e ricevute e la loro progressiva
collocazione. I titolari in uso nelle scuole, predisposti
dall'Amministrazione centrale, presentano talune differenze nei vari
ordini e gradi dell'istruzione e hanno conosciuto delle modificazioni
nel tempo, tuttavia non così rilevanti da non consentire una
confrontabilità dei diversi titoli previsti. Attraverso questo
strumento si viene a disporre di una bussola per orientarsi
nell'archivio e individuarne innanzitutto le consistenze, attraverso i
diversi addensamenti di carte per periodi e oggetti. Si incontreranno
"vuoti" e "pieni" che non chiamano in causa il
titolario ma in primo luogo la storia dell'istituzione scolastica; un
esempio in proposito per chiarire, relativo alla scuola elementare: è
solo dopo la legge Daneo - Credaro del 1911, e le successive sue
proroghe, che si attua il
passaggio delle scuole dai comuni allo stato e dunque è raro - ma non
impossibile - trovare "giacimenti" precedenti quelle date.
Un'ulteriore ricognizione che rilevi i "vuoti" della
documetazione condurrà a considerare le vicende della singola scuola,
i trasferimenti, le cause accidentali o gli eventi che possono aver
determinato acquisizioni o, più spesso, dispersioni; dispersioni che
si individueranno, con una certa frequenza, per periodi e serie
differenti, anche a causa di scarti non conformi, operati in momenti
diversi dalla dirigenza scolastica.
Lo scarto, al di là di quanto
parrebbe suggerire il nome, costituisce un passaggio fondamentale
nella conservazione delle carte e nella formazione dell'archivio
storico della scuola, poiché gli atti, usciti dall'archivio corrente,
vengono conservati nel cosiddetto archivio di deposito, una
volta riconosciuta una loro utilità comunque perdurante, in attesa di
essere inseriti nell'archivio storico, dopo 40 anni dalla cessata
funzione d'ufficio. Nel lasso di tempo che intercorre è prevista
l'operazione di scarto, condotta per tipologie documentarie
dettagliate dalle norme in uso, richiamate da una circolare del 1971 (Mpi
n.231 del 17/7/1971). In essa viene anche richiamata la competenza di
Commissioni provinciali di sorveglianza, sedenti presso i
Provveditorati, e delle Sovrintendenze archivistiche, con compiti
suddivisi, rispettivamente, tra scuole erariali e a gestione autonoma.
L'azione di sorveglianza e
d'indirizzo da esse svolta, così bipartita, conoscerà degli
adeguamenti, in relazione ai provvedimenti dell'autonomia, già
segnalati, che annullano la distinzione; e pur così congegnata la
normativa rappresenta un riferimento essenziale. Di certo il quadro che se
ne evince vale come riferimento generale: altro è l'applicazione
concreta che se ne è fatta nel tempo.
In tema di scarto resta ancora un
punto da sottolineare: invano si cercherebbero negli aa. scolastici
serie costituite da elaborati didattici, oggetto di operazioni di
scarto sistematico, trascorso un anno dallo svolgimento delle prove.
In anni recenti si è cercato di correre ai
ripari per rimediare a quello che è risultato essere un
impoverimento grande delle conoscenze ricavabili dalle carte della
scuola. La costituzione di archivi della didattica è un'esigenza
ormai diffusa e la definizione di criteri selettivi di conservazione
è un tema aperto, sul quale si registrano proposte diverse, una delle
quali è rintracciabile in una recente circolare del Ministero dei
Beni culturali, (Mbca, n. 4575, 22/7/1999). Nessuna delle proposte,
tuttavia, è sinora prevalsa e mancano ancora criteri risolutivi.
Infine un cenno alla normativa. Gli archivi scolastici, com'è noto,
ricadono sotto le norme contenute nella legge generale degli archivi
(DPR 30/6/1963, n. 1409, ora ripresa nel Testo Unico del 27/10/1999,
n. 490) e dunque la consultazione delle loro raccolte è regolata
dalle norme che vigono per gli Archivi di Stato. Sui vincoli di
consultazione vi sono, però, da considerare la legge n. 675 del
31/12/1996 e il successivo decreto legislativo n. 281 del 30/7/1999,
riguardanti la ben nota materia della privacy. Il d.l. 281/99, in particolare, modifica sia il DPR 1409/63
sia la legge n. 675/96 sul tema dei vincoli di riservatezza posti a
difesa dei dati personali; all'art. 8 si specifica il termine di tali
vincoli, indicato in 40 anni per i dati che rivelano origini razziali,
appartenze religiose, politiche, sindacali e in 70 anni per i dati
riguardanti la salute, la sessualità, la famiglia. In un successivo
comma dello stesso articolo si definiscono, poi, le modalità per
l'accesso a tali dati per scopi storici, anche prima della scadenza
dei termini fissati.
Nell'articolato del provvedimento,
inoltre, si recepiscono in qualche misura le preoccupazioni sorte nel
mondo degli studi per gli effetti paralizzanti sulla ricerca, connessi
a una certa applicazione della legge: si specifica che a corredo delle
norme dovrà essere redatto un codice di autoregolamentazione, che
contemperi la necessaria tutela dei soggetti e la consultabilità dei
dati per soli fini di studio. Alla fine dello scorso mese di febbraio è stata completata la sua
elaborazione [7].
Note
Si segnala in proposito la circolare del Provveditore agli Studi
di Torino n. 511 del 19/05/1999 avente per oggetto "procedure
di scarto e versamento di atti scolastici", che richiama la
normativa vigente al 1999. E' stata ripresa da una circolare
provveditoriale del 27 dicembre 2000, per l’invito che conteneva
a effettuare il censimento della scuola e a inviarne copia al
Provveditorato e all'Archivio di Stato entro il febbario 2001.
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7
Il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di
dati personali per scopi storici è stato pubblicato sulla
Gazzetta Ufficiale numero 80 del 5 aprile 2001. torna
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